会议系统解决方案来了！会务服务流程注意事项都在这儿

• 2023-03-08 08:24:29 来源：民企网

会议系统解决方案

本设计方案涉及的内容是多媒体报告厅演示系统和智能中央控制音频，数字会议系统。满足重要会议的召开，多功能厅的学术报告，技术培训，以及在会议过程中的发言等功能，包括整个会议对整个会议过程的实时录像，整个会议过程的采集，以及会议跟踪，指定发言、投影显示等功能的实现。运用智能中央控制系统，对整个会议过程的环境灯光的控制，主音量的控制以及视频会议中的信号切换。

在多功能报告厅室，采用手拉手的连接方式，可以实现普通的会议发言模式，主席单元　　可有优先的发言权，可以切断列席单元的发言。具有优先一切列席的功能。通过专业会议系统软件编程可以在触摸屏上指定列席位置的发言，包括开启话筒和开启。通过与专业的扩声系统相连接,保证声音的柔和，清晰,而且，不会产生啸叫。在进行演讲演示和学术报告的时候，主席台发言人可以任意的指定，列席参加会议的人员，提出问题。

根据使用需求本设计方案，整个会议发言系统的主要功能特性如下：

会议发言模式管理：可以选择不同的模式发言，有普通模式和先进先出模式，发言人数限制功能：最多同时打开话筒数量，1/2/4/6可选，主席单元不受限制

先进先出功能：设定可以同时打开的发言单元数量，后打开的发言单元会自动取代之前最早打开的发言单元

指定发言模式：会议主席或管理员指定发言人时，直接通过管理软件界面打开其相应的发言单元(主席单元不受控制)

发言单元管理：任意单元的开关，查询发言单元动作信息。

发言单元具有内置1W8欧扬声器并设音量调节电位器及外接耳机插孔，具有录音输出功能 ，单元由系统主机供电麦克风，具有发言单键与指示灯,可自由控制发言状态具有自动关机功能：在静音45秒后，话筒可自动关机。电容式咪芯，咪管采用可绕式设计，并配可更换式防风罩,话筒杆具有加长型可供选择。鹅颈式的发言麦杆，可以调节不同角度，满足不同身高人员发言习惯。

会议发言模式管理

发言人数限制功能：最多同时打开话筒数量，1/2/4/6可选，主席单元不受限制

先进先出功能：设定可以同时打开的发言单元数量，后打开的发言单元会自动取代之前最早打开的发言单元

指定发言模式：会议主席或管理员指定发言人时，直接通过管理软件界面打开其相应的发言单元(主席单元不受控制)

发言单元管理：任意单元的开关，查询发言单元动作信息。

会议服务常见问题及应急预案

第一章：总则

1、目的

为了防止和减少视频会议系统中断事故的发生，建立紧急情况下快速、有效的事故抢修和应急处理机制，保证系统安全、稳定运行，特制订本预案。

2、编制依据

本预案依据市公司《视频会议系统管理办法》，以及通信行业有关规定、标准制定。

3、适用范围

本预案适用于公司视频会议系统因电源中断、会议终端设备故障、附属设备故障、通信通道中断或受外力破坏、自然灾害等因素引起视频会议系统运行中断的事故。

4、工作原则

4.1预防为主。坚持“安全第一，预防为主”的'方针，加强视频会议系统的日常运行维护管理，有效防止生产事故发生;积极配合上级部门开展有针对性的事故演习，提高突发事故处理和应急抢险的能力。

4.2统一指挥。在上级主管部门以及应急指挥机构的统一指挥和协调下，应急领导小组组织开展事故处理、事故抢修、故障恢复等应急工作。

4.3突出重点。在事故处理和控制中，将保证设备畅通和安全运行放在第一位，采取一切必要手段，限制事故范围进一步扩大，防止发生重大设备损坏事故。

第二章 组织机构与职责

公司设立视频会议系统应急领导小组和应急抢修小组。(具体名单和联系方式附后)

一、应急领导小组主要职责：

1、接受上级应急指挥机构的领导，请求应急援助;

2、组织本单位视频会议系统事故抢险及应急处理工作;

3、督促事故应急预案的落实，下达应急指令;

4、协调其它单位、部门关系，共同做好应急处理工作;

5、宣布实施和终止应急预案。

二、应急抢修组职责

1、负责会议终端设备、相关附属设备和各种通讯通道的抢修工作;

2、负责各类通讯设备、测试仪表、抢修工具的统一管理及使用调度;

3、在会议保障期间，组织相关人员进行运行设备巡检，防止和排除各种安全隐患。

第三章应急分级

按照事故严重程度，将视频会议系统事故分为预警状态和应急状态。

预警状态：视频会议系统处于非运行期间，出现会议终端设备、附属设备、通信通道等发生故障，将影响会议系统正常运行的情况。

应急状态：在视频会议系统运行过程中出现会议中断的情况。

第四章 应急响应

应急领导小组在接到事故情况报告之后，根据严重程度，研究决定是否进入预警状态或应急状态，启动相应应急预案，立即组织开展应急处理工作。

第五章 应急处理

1、在各类会议进行中，当会议系统突然中断时，应急领导小组应维护会场秩序，保证会场纪律;应急抢修小组应立即启用备用系统，查明故障原因，快迅恢复故障设备，保证会议继续进行。

2、当视频会议系统突然连接中断时，应急抢修人员应通过用2M线对终端设备和传输通道进行环回的方式，及时判定出是终端设备故障还是传输通道故障。

3、在会议期间本端发生视频信号正常而无音频信号时，应急抢修人员应立即检查调音台工作情况，音频是否关为静音。与主会场联系，是否音频信号未发出。发现本地故障附属设备应迅速断开跳过，保证会议正常进行。

4、当收到主会场无本地图像消息后，应检查本地视频源是否选择正确，摄像机是否工作，视频输入线是否接好;判定本端设备有无故障，向主会场汇报。

5、遇到不能解决的问题时，在立即开通备用电话会议系统的同时，应及时与上级部门联系，取得技术支持，尽快排除故障。

6、当本地声音不能传到对方时，应检查话筒，音频输入连接线，附属音频设备是否出现故障。

第六章 应急保障

1、结合设备运行情况，制定并落实设备事故预防措施、紧急控制措施和通讯恢复措施，完善常态机制，建立预警机制，健全应急机制。

2、配合上组通信部门加强对应急预案的日常演练，积累迅速排除故障的经验，确保故障出现时快速排除。

3、认真做好视频会议设备、附属设备的备品备件的储备和管理工作以及事故抢修的物资准备工作，保证抢险和应急物资及时供给。

4、维护人员做好定期测试工作，对视频会议系统出现的不正常现象或故障等应迅速查明原因，及时解决。对于无法解决的问题，及时与上级通信部门联系，确保在最短时间内修复会议终端设备，确保会议召开时正常应用。

5、加强会议机房空调及UPS电源系统的维护管理，保证设备处于良好的运行环境。

第七章 后期处置

当发生中断事故后，相关管理单位分析事故发生原因，吸取事故教训，提出具体防范措施，进一步完善和改进事故应急预案。

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会前服务

1、与会议主办方洽谈会议初步方案。

2、我山庄为会议主办方提供会议报价：

(1)前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。

(2)会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。

(3)机场、火车站接站安排。

(4)酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。

(5)会议流程方案。

(6)会后旅游行程安排。

3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。

4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。

5、会议展板、展架、横幅的制作。

6、会议各种用品的运输、托运工作。

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会中服务

1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。

3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。

4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。

5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。

6：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认

9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。

会中旅游

旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。

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会后服务

1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。

注意事项

会议服务工作是一个系统工程，需要主办方、会议服务公司、嘉宾主动配合与协调，才能达到良好的会员举办效果。

一个完整的会议方案范文

一、会议主题:

xx公司年终总结大会

二、会议时间:

12月31日下午14点00分至21点30分

会议时间:14:00――17:30

晚宴时间:18:00――21:30

三、会议地点:

西国贸酒店一层多功能宴会厅

四、会议参会人员:

公司全体员工(41人)

五、会议流程与安排本次年会的流程与安排包括以下两部分:

(一)年终大会议程安排13:50全体参会员工提前到达指定会堂,按指定排座就位,等待员工大会开始;14:00―15:30大会进行第一项,各部门及各项目负责人上台分别做年终述职报告。15:30―15:45大会进行第二项,由行政人事部负责人上台宣读公司各部门及项目主要负责人人事任命决定书。15:45―16:00大会进行第三项,副总经理宣读优秀员工获得者名单;优秀员工上台领奖,总经理为优秀员工颁发荣誉证书及奖金;优秀员工与总经理合影留念;优秀员工代表发表获奖感言。16:00―17:30大会进行第四项,总经理做总结性发言。17:30大会结束,员工散会休息,酒店布置晚宴会场

(二)晚宴安排18:00晚宴正式开始,晚宴主持人引导大家共同举杯,祝福大家新年快乐,祝愿公司的明天更加美好。(背景音乐)

18:00―19:00用餐时段:公司领导及员工到各桌敬酒,同事间交流沟通,拉近彼此距离。19:00―21:00娱乐时段:文艺节目(2―3个节目)

游戏1:坐气球比赛,用具:3把椅子、各装20支气球的3个箱子;游戏规则:2人一组,共3组,一个人递球,一个人坐球,限定时间为3分钟,3分钟后,箱子内省的球最少的胜出;文艺节目(2―3个节目);

游戏2:抢凳子;用具:5把椅子,围成一圈;游戏规则:将椅子围成一圈,响音乐,6个人转圈围着椅子走,音乐停,6个人抢坐,没有抢着的输;文艺节目(2―3个节目)

游戏3:筷子运钥匙链;用具:12支筷子、2个钥匙链;游戏规则:6个人一组,分为两组,每个人嘴里叼一只筷子,将钥匙链挂在第一个人的筷子上,第一个人将钥匙链传给第二个人,必须用筷子传,不能用手,哪个组最先将筷子传到最后一个人的筷子上,为赢。

游戏4:呼啦圈传区别针;用具:呼啦圈3个、曲别针18个;游戏规则:3个人,每人一个呼啦圈,手里6个曲别针,每个人在转呼啦圈的同时,要将手里的6个曲别针连在一起,谁先将6个曲别针连在一起,谁就胜出;

游戏5:踩气球;用具:100个气球游戏规则:分为两组,一组5个人,每个人球上绑10个气球,主持人限定时间3分钟,互相踩对方队员腿上的气球,3分钟后,看哪个组队员总署气球省的多,就胜出。幸运抽奖活动:用具:抽奖箱、卡片49张、乒乓球49个每个人手里有一张带数字的卡片,将乒乓球上写上相应的数字,放进抽奖箱,指派专人分别来抽一至四等奖。最后主持人邀请全体员工上台合影留念

六、会议准备及相关注意事项

(一)年会的通知与宣传:公司办公室于今天向机关各部门及各项目部发出书面的《关于年终总结会的通知》,对本次年会活动进行公示和宣传,达到全员知悉。

(二)条幅的制作:红底黄字字幅,具体文字内容:“北京七分公司年终总结会”(条幅规格:)

(三)物品的采购:抽奖礼品、生肖礼品、游戏奖品、大会席位人名牌(会议用)笔、纸、员工席位卡(晚宴用)会场布置所需气球、拉花、花篮;游戏所用乒乓球拍、乒乓球;抽奖箱;会议所需矿泉水、晚宴所需酒水、各类干果小食品。

(四)现场拍照:提前安排好相关人员携带数码相机,做好大会及晚宴活动现场的拍照工作。

七、会议筹办任务任务与分工责任人会务前期、中期协调工作会议阶段主持人晚宴阶段主持人物品购置(抽奖礼品、生肖礼品、游戏奖品、席位卡片、笔、纸、气球、打气筒、拉花、花篮、乒乓球拍、乒乓球;抽奖箱、酒水、各类干果小食品)

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